據(jù)漢代《春秋合誠圖》記載，4000多年前的堯、舜時代官印已經(jīng)出現(xiàn)，到秦代，基本形成較為完善的官印制度，秦漢時期就有“凡是未加蓋印璽的公文，均被視為‘偽書’的制度”?？梢?，公文用印由來已久，時至今日，印章依舊是公文生效和發(fā)文機關(guān)身份的重要標志，具有較高的社會認同度。從某種意義上講，印章代表了公文的生命和靈魂，是公文的“畫龍點睛”之筆。然而，現(xiàn)實工作中一些不規(guī)范的用印方式降低了公文的權(quán)威性和公信力，亦給文秘、檔案工作帶來一些困擾。筆者結(jié)合工作實踐，就用印中的五個方面的常見問題談幾點粗淺看法。

一、忌畫蛇添足

大多數(shù)人在潛意識里總認為所有的公文都必須加蓋印章才具有效力，殊不知這種認識是片面的，這種做法純屬畫蛇添足。

（一）普發(fā)性公文和電報加蓋印章。2012年施行的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）明確指出：“有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章?！逼瞻l(fā)性公文指沒有特定主送機關(guān)的公開發(fā)表類公文，具有能準確有效表明發(fā)文單位唯一性的文頭，屬于下行文的一種。在電子政務(wù)日益普及、電子簽章廣泛應(yīng)用的背景下，普發(fā)性公文不加蓋印章，客觀上降低了印章被盜用和偽造的風(fēng)險。另外，電報通過專用交換線路以電信號方式進行信息授受，不宜加蓋印章。根據(jù)精簡高效的公文處理原則，在上述公文中加蓋印章屬多此一舉。

（二）公文定稿加蓋印章。在公文定稿上加蓋印章是多余的，原因如下：一是程序不合理，正常發(fā)文流程為“擬稿、核稿、簽發(fā)（會簽）、繕印、用印”，用印是在定稿繕印后而不是繕印前；二是位置不正確，用印的正確位置是公文正文的落款處，而不是公文定稿的簽發(fā)欄；三是功能不相同，簽發(fā)是對底稿全面審核后的認可，簽發(fā)后“底稿”變“定稿”，簽發(fā)代表底稿生效，而用印則代表正式公文生效，簽發(fā)與用印的功能不相同。^［3］因此，在公文定稿上加蓋印章大可不必。

（三）會議紀要加蓋印章。會議紀要分為“文件”式和“簡報”式兩種?！拔募笔綍h紀要是要蓋章的，其格式同正式公文一樣，文頭有“文件”二字。而對于工作中經(jīng)常用到的簡報式會議紀要，文頭為“×××?xí)h紀要”，則無需加蓋印章。另外，“簡報”式會議紀要在格式上與“文件”式會議紀要有所區(qū)別，即正文前不顯示主送機關(guān)，且正文的下方?jīng)]有成文時間，實際上也沒有加蓋印章的法定位置。

（四）簽署類公文加蓋印章。“命令”是國家行政機關(guān)發(fā)文的最高級形式?！白h案”是向最高國家權(quán)力機關(guān)和地方各級國家權(quán)力機關(guān)提出的議事原案。命令和議案都屬于特殊的法定文種，以國家或機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人(正職）親筆簽署或經(jīng)授權(quán)后加蓋領(lǐng)導(dǎo)人簽名章的方式證明公文的效力。因此，簽署類公文并未在格式和處理程序上設(shè)計加蓋單位公章的環(huán)節(jié)，用印只會弄巧成拙。

（五）評審類文件加蓋印章。在工程驗收、招投標、科研成果鑒定、設(shè)備開箱、職稱評審等活動中，各領(lǐng)域?qū)＜乙罁?jù)相關(guān)標準判斷并做出通過與否的結(jié)論，由專家集體簽字確認并對所做出的結(jié)論負責(zé)，結(jié)論不是由活動組織者或主管單位決定作出的。因此，上述文件材料只需要評審人員簽字認同，不需要加蓋相關(guān)單位印章。

（六）聯(lián)合上報公文協(xié)辦機關(guān)加蓋印章。在聯(lián)合行文當中，黨、政、軍機關(guān)以及企事業(yè)單位作為發(fā)文機關(guān)，其地位和影響有所不同，因此對公文用印要求也不同。對于聯(lián)合下發(fā)的公文，落款處的發(fā)文機關(guān)根據(jù)相關(guān)規(guī)定均需要蓋章；而對于聯(lián)合上報的公文，主辦機關(guān)需要蓋章，協(xié)辦機關(guān)無需用印。

（七）在信息類公文中加蓋印章?！豆ぷ餍畔ⅰ贰肚闆r通報》《簡報》等工作中常見的信息類公文，由于不具有法定公文的職能，在形式上也不同于法定公文，文后無落款，日期和編號一般在標題上方，并無加蓋印章的要求。

（八）在簽報上加蓋印章。簽報是代替口頭匯報的內(nèi)部書面匯報材料，而不是法定文種，簽報由單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)負責(zé)人直接簽名報送單位領(lǐng)導(dǎo)人員審批，通俗地說是以個人名義處理公務(wù)活動，內(nèi)設(shè)機構(gòu)負責(zé)人的簽名即是簽報生效的標志，無需按照正式公文的發(fā)文程序用印。

二、忌張冠李戴

印章承載著發(fā)文單位的信用，反映其與收文單位間的特定關(guān)系，制發(fā)公文時發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文機關(guān)標志與印章三者應(yīng)保持一致。按照《條例》的要求，“公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章．并與署名機關(guān)相符?！苯陙?，隨著反對官僚主義、形式主義工作的深入開展，不少單位為控制發(fā)文數(shù)量，規(guī)定了縮減指標，把部分以單位名義的發(fā)文調(diào)整為部門函、簽報等形式。在操作中出現(xiàn)了公文的文頭和發(fā)文字號是某部門，而落款處卻加蓋單位印章的現(xiàn)象；或是文頭為單位名稱，卻加蓋部門印章的情況。在某些基層單位，黨組織公文和行政公文印章混用的情況也時有出現(xiàn)，如單位黨組織在行文時落款處蓋的是行政單位的印章，或者行政部門發(fā)文時加蓋的是黨組織的印章。特殊情況下，對于臨時機構(gòu)，如“××公司疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組”，如果沒有印章，應(yīng)該在落款處加蓋單位或部門的印章，同時注明“代章”。對于合署辦公的單位或內(nèi)設(shè)機構(gòu)，落款應(yīng)與印章保持一致，如落款為“××公司辦公室（董事會、黨組辦）”，而加蓋的印章名稱為“××公司辦公室”，同樣存在印章與落款單位名稱不一致的嫌疑。

三、忌亡羊補牢

從文件生命周期來看，無論紙質(zhì)文件還是電子文件，歸檔都是公文處理必不可少的環(huán)節(jié)。隨著辦公自動化的普及，許多單位在日常工作中使用沒有加蓋印章的電子文檔處理公務(wù)，到了年末將電子文檔轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文檔，并補蓋印章后歸檔。還有一些單位把沒有蓋章的電子文檔打印出來歸檔，出現(xiàn)法律訴訟等情況需要提供具備法律效用的文件材料時，再補蓋印章。更有甚者，為解決一些歷史遺留問題，把撤銷單位的公章加蓋在文件材料上。上述做法不僅破壞了檔案的原始記錄性，嚴格地說還是一種竄改文件的違法行為。因此，文秘工作者應(yīng)當在工作程序上嚴格把關(guān)，在行文過程中按照規(guī)定流程加蓋印章，形成完整的電子文檔后再進行流轉(zhuǎn)。

另外，一些有價值的賬外文件，如工作計劃、單位年中及年末工作總結(jié)、職工或黨員花名冊等資料，由于在歸檔時未加蓋相關(guān)單位或部門印章，為發(fā)揮其憑證價值和作用，在使用時補蓋印章的做法同樣是不規(guī)范的。

四、忌隨心所欲

公文用印應(yīng)嚴格遵守《黨政機關(guān)公文格式》（GB/9704-2012）的有關(guān)規(guī)定。首先，要確保印章與發(fā)文機關(guān)署名相互對應(yīng)，印跡端正，同時下壓成文日期及發(fā)文機關(guān)署名。其次，當聯(lián)合行文要加蓋多個印章時，要排列整齊，每個印章之間不能相切或者相交，且左右兩端的印章不能超出版心。事實上，公文用印中的亂象層出不窮：印跡模糊，字體歪斜，印油顏色不符合要求，甚至倒蓋印章；兩個單位聯(lián)合行文時協(xié)辦機關(guān)印章在前，主辦機關(guān)印章在后；兩印章相距太遠或者兩印章相切或相交；當三個及以上單位聯(lián)合行文需要加蓋多個印章時，印章排列不整齊，或者最后一個印章未同時加蓋在發(fā)文機關(guān)署名和成文日期之上，甚至在空白處加蓋印章。印章的規(guī)格、管理和使用都要遵循嚴格的程序和要求，蓋章是否規(guī)范，不僅考驗文秘工作者的專業(yè)技能，還體現(xiàn)單位的管理水平，不能隨心所欲。

五、忌因循守舊

以往不少單位在公文排版時，當正文（或附件說明）下方所留空白沒有蓋章的空間時，只能加蓋在下一張空白頁上。為了避免另有企圖的人私自在空白頁添加文字，常采用在空白頁標識“此頁無正文”的解決辦法。但該做法同樣存在問題，在正文（或附件說明）下方即使沒有用印的位置，有時還會留有空白，在空白處私自添加文字的隱患仍然存在。因此，為有效規(guī)避該漏洞，1999年發(fā)布實施的《國家行政機關(guān)公文格式》（GB/T9704-1999）廢除了過去長期使用的標注“此頁無正文”的做法。如果公文排版后正文（或附件說明）下方所留空白不足以加蓋印章,切忌因循守舊，應(yīng)當想方設(shè)法使正文與印章處在同一頁,例如通過調(diào)整文字的字距、行間距等措施予以解決。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型和高質(zhì)量發(fā)展對文秘檔案從業(yè)人員落實精細化管理提出了更高的標準和要求，把習(xí)近平總書記提出的“五個堅持”落到實處，嚴格遵守公文用印各項規(guī)定，有利于維護公文的嚴肅性和檔案的權(quán)威性。

 

參考文獻：略